甘工职院经济合同审查管理办法

文章来源:审计处   发布者:sjc   发布时间:2013-05-21   阅读:

甘肃工业职业技术学院经济合同审查管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范学校对外签订各类经济合同的行为,完善经济合同管理制度,维护学校合法权益,提高办学效益,促进廉政建设,依据《中华人民共和国合同法》以及有关法律法规的规定,结合学校实际,特制定本办法。

第二条 凡以学校名义对外发生经济活动的,应当签订经济合同。

第三条 本办法所称经济合同是指学校或学校授权的校内组织以学校的名义与自然人、法人和其他组织之间涉及经济利益关系的协议。包括但不限于采购、基建、维修和经营承包项目等方面的合同,但不包括供电(含水、气、热力)合同、科研合同、融资(含融资租赁)合同、借贷款合同、赠与合同、委托合同、劳动人事合同、技术合同,以及实习、顶岗、就业、保险合同等其他明显带有人身性质的经济合同。

第四条 订立经济合同,应当遵守国家的法律法规,贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

第五条 除能即时清结者外,合同一般均应采用书面形式,有关修改合同的文书、图表、传真件以及作为合同附件的说明性材料、供货清单等均为合同的组成部分。

第六条 国家法律法规规定采用标准合同文本的则应当采用标准文本。

第七条 学校审计处是学校经济合同的主要审查部门,全面负责经济合同正式签订前的审查工作,对学校有关部门在经济合同的订立、履行等方面的工作负有指导、监督责任。

第二章 签订经济合同的一般要求

第八条 与外界达成经济往来意向,经与相对方协商一致,应首先形成经济合同草本(案)。

第九条 签订经济合同过程中的一般要求。

1.经济合同的主体、内容、形式和订立程序必须符合国家法律、法规和规章的规定,符合学校经济活动的需要。

2.经济合同应具备以下主要条款:标的(指货物、劳务、工程项目、技术服务等)、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任及争议的解决办法等。

3.合同的主要条款要明确周全、具体可行,措辞要准确、严谨、简洁,不应使用模棱两可、含糊不清、易产生歧义的词句和概念。

4.合同签订之前,经办人员应做好市场调研、比对,掌握市场行情(价格),并进行必要的资信调查,包括主体资格、履行能力及信用的审查。

5.涉及资金使用的经济合同必须有明确的收付款计划并向财务处提出收付款申报,由学校付款的经济合同必须事先落实资金来源。

6.预算外使用学校资金,合同订立前必须履行正常的审报批程序,学校研究、资金落实后方可进入合同签订环节;非经学校相关会议研究决定,财务处备案,又没有其他合法资金来源,不得订立经济合同。

7.合同文本落款一般须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号等。

第十条 符合以下情况之一的,必须以书面形式订立经济合同:

1.标的金额在壹万元及以上的;

2.有保证、抵押或定金等担保内容的;

3.学校方先予履行合同的。

第十一条 对外订立经济合同,由承办部门负责合同谈判,业务相关部门参与,学校纪检监察部门可根据需要监督整个谈判过程。

第十二条 对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的,应当由合同双方共同封存样品,并加盖公章或合同章,分别保管。学校一方封存的样品,存放在合同承办部门。

第十三条 经济合同文本拟定完毕,凭原件向本部门、有关职能管理部门、招投标办公室、财务等部门负责人、主管校领导征询意见,根据意见修改后送审计处审查,在审计处出具的审查意见基础上进行必要修改,完成合同审签手续,根据学校决策流程由学校相关会议、分管校领导或校长审定,加盖学校公章或合同专用章方能生效。重要经济合同,审计处认为需要进行会审的,合同承办部门还应当先完成合同会审过程,再根据会审意见修改合同,再办理合同审签手续。

第十四条 学校法定代表人对合同是否签订具有最终决定权。

第十五条 合同审核流程中各方提出的、对具体条款的审核意见应签署于合同上,集中性意见应书写在附页上并应签署意见人姓名并加盖所在部门公章,作为合同审核过程中的记录和凭证,由审计处留存并归档。

第十六条 正式签订后的合同文本应有足够份数的正、副本供存档、相关部门备案,具体份数根据合同备案需要确定,本办法暂不作规定。

第三章 合同的审核责任

第十七条 合同承办部门、牵头部门对所签订合同内容的真实性、合法性、可行性负责,在签订之前必须对下列事项进行严格审核:

(一)对合同项目的可行性进行论证,重大项目的合同条款需聘请有关该业务领域专家和法律人士进行论证。

(二)审核合同相对方的主体资格、信用状况及合同具体内容。具体包括:

1.合同相对方当事人的主体资格。包括名称、资质、营业执照、法人登记证书、经营范围和方式、完税证明等。重点审核拟定的合同标的是否与营业执照核定的业务(经营)范围一致,营业执照的年限及年检情况;

2.合同相对方的履约能力和资信情况;

3.合同相对方签约代表的合法身份,如法定代表人身份证明或法定代表人的授权委托书;

4.必要时要求合同相对方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料。

5.对拟送交审查的合同的内容应逐条分析、研究和评判,并视情况进行修改.

第十八条 合同会审由合同承办部门负责组织、实施。

第十九条 学校审计处负责对学校各类经济合同进行审计监督,重点审查合同的规范性、完备性和合法性,即合同内容及基本条款的完备情况及法律上的严密性、可行性,包括:

1.审查合同条款和内容是否完整正确。如合同相对方当事人的名称或姓名、住所地、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任以及合同的仲裁和诉讼等。

2.审查合同是否符合国家法律、政策,审查合同是否符合学校的相关制度、规定。

3.审查合同条款是否存在法律上的漏洞等其它合同风险,能否在法律法规允许的前提下,最大程度上依法维护学校的利益。

4.依据送审的书面材料提出合同审查意见书,供合同承办单位、有关职能部门和学校领导在合同谈判、文本拟定、审核、审定时参考。

第二十条 经审计处审查修订后的合同附带“经济合同审签单”,各归口管理部门、参与会签部门、审计处负责人应按“审签单”要求签署意见并加盖有关印章;需报经学校有关会议或校领导签批的,应按规定报批。

第二十一条合同生效后,需要变更合同的,应当书面说明合同变更的理由、具体变更的内容、变更可能产生的后果等。合同变更后,合同编号不予改变。

第二十二条续签合同在提交审查时,应提供续签合同与原合同的关系、条款变化等的书面说明和原合同,供合同审查、审批部门参考。续签合同的程序同签订合同的审查要求一致。

第四章 责任追究

第二十三条因经办人员故意或过失等未按本办法将经济合同送交审查,使学校遭受经济损失的,将追究经办人员的责任。

第二十四条有下列情形之一,未给学校造成损失的,对直接责任人或负有领导责任的负责人进行批评教育;给学校造成损失的,视其情节轻重和造成损失的大小分别给予不同的行政处分和经济处罚:

1.学校合同承办部门、合同管理人员、负责合同实施的有关单位和人员没有按本办法的规定履行职责的;

2.委托代理人超越学校法人授权委托权限签订合同的;

3.合同承办单位、合同签订人未调查对方资信情况、未审查对方主体资格,给学校造成损失的;

4.应签订书面合同而未签订,给学校造成损失的;

5.丢失或者擅自销毁合同和合同附件,以及合同履行过程形成的各种函件、单据的。

第二十五条未经学校批准或者授权,擅自以学校名义签订合同的,为无效合同。因无效合同引起的所有责任与学校无关,由行为人对承担全部责任。由此给学校造成损失的,学校视情况追究单位负责人及有关责任人的行政、经济责任,直至追究其法律责任。

第五章 附 则

第二十六条学校各职能部门可根据本办法,结合本部门业务的具体特点制定本部门合同审核管理细则。

第二十七条本办法所指部门包含学校二级学院。

第二十八条本办法自学校颁发之日起施行。

第二十九条本办法由审计处负责解释和修订。

附件:

1.甘肃工业职业技术学院经济合同审签单

2.甘肃工业职业技术学院经济合同会审单

3.经济合同审核流程图

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